Thi công nội thất văn phòng theo tôi không đơn giản là làm trần, sàn, vách, bàn ghế rồi bàn giao một không gian đẹp. Sau nhiều năm làm IT, quản trị hệ thống, vận hành văn phòng và sau đó trực tiếp tham gia nhiều công trình, tôi nhận ra rằng một văn phòng thực sự tốt phải đáp ứng đồng thời nhiều yếu tố: thẩm mỹ, công năng, kỹ thuật, sự thoải mái của người sử dụng và khả năng vận hành lâu dài.
Tôi không bắt đầu sự nghiệp từ ngành nội thất. Xuất phát điểm của tôi là công nghệ thông tin. Trong những năm làm việc tại Vantage Logistics, tôi phụ trách nhiều hệ thống của công ty như máy chủ, mạng nội bộ, email, domain controller, tổng đài điện thoại và hỗ trợ IT cho nhân viên. Khi hệ thống IT dần ổn định, tôi được giao thêm các công việc liên quan đến vận hành văn phòng, cơ sở vật chất, điều hòa, an ninh, PCCC và những hạng mục sửa chữa, cải tạo khác. Từ những công việc đó, tôi dần đi sâu hơn vào cải tạo và thi công nội thất văn phòng.
Càng làm, tôi càng nhận ra một điều: một văn phòng đẹp chưa chắc đã là một văn phòng tốt. Một văn phòng tốt phải làm cho người sử dụng cảm thấy thuận tiện, các hệ thống kỹ thuật hoạt động ổn định và khi có nhu cầu sửa chữa, bảo trì hay mở rộng thì không phải phá đi làm lại quá nhiều. Đó cũng là cách tôi nhìn công việc thi công cho đến hôm nay.
Thi công nội thất văn phòng không chỉ là phần chúng ta nhìn thấy
Khi nhắc đến nội thất văn phòng, nhiều người thường nghĩ đến bàn ghế, tủ, vách kính, trần, sàn, màu sơn, ánh sáng hay trang trí. Đó là những phần chúng ta dễ nhìn thấy nhất khi một công trình hoàn thiện. Nhưng phía sau những gì nhìn thấy lại là cả một hệ thống kỹ thuật gồm điện, thi công mạng LAN văn phòng, Wi-Fi, camera, tổng đài, kiểm soát ra vào, điều hòa, PCCC, các hệ thống điện nhẹ, đường ống và nhiều thiết bị khác.
Khi mọi thứ hoạt động bình thường, gần như không ai chú ý đến chúng. Nhưng khi có sự cố, người sử dụng sẽ cảm nhận ngay: mạng chậm, Wi-Fi yếu, ổ điện thiếu, camera có điểm mù, điều hòa chỗ quá lạnh chỗ quá nóng, hoặc thiết bị nằm trên trần nhưng không có đường để bảo trì. Vì vậy, tôi luôn cho rằng thiết kế thi công nội thất văn phòng phải được nhìn như một hệ thống tổng thể, chứ không phải tập hợp những hạng mục rời rạc.
Thiết kế thi công nội thất văn phòng nên bắt đầu từ đâu?
Theo kinh nghiệm của tôi, một văn phòng không nên bắt đầu bằng câu hỏi “chọn màu gì đẹp?”, mà nên bắt đầu bằng câu hỏi: doanh nghiệp sẽ sử dụng không gian này như thế nào? Có bao nhiêu nhân viên? Một vài năm nữa có tăng nhân sự không? Nhân viên dùng máy tính bàn hay laptop? Có bao nhiêu phòng họp, có khu lễ tân, pantry, tủ rack hay phòng server không? Wi-Fi được sử dụng ở mức nào? Có camera, kiểm soát cửa hay những thiết bị cần nguồn và đường mạng riêng không?
Những câu hỏi tưởng như thuộc về IT hoặc kỹ thuật thực tế lại ảnh hưởng rất lớn đến bố trí nội thất. Một khu vực hôm nay có 10 người nhưng hai năm nữa có thể là 20 người. Nếu thiết kế chỉ vừa đủ cho hiện tại, khi doanh nghiệp phát triển sẽ bắt đầu phát sinh. Vì vậy, tôi luôn thích một thiết kế có mức dự phòng hợp lý hơn là chỉ làm đúng những gì đang cần ở thời điểm bàn giao.
Khảo sát hiện trạng là bước không nên làm qua loa
Đặc biệt với công trình cải tạo, khảo sát hiện trạng rất quan trọng. Những gì thể hiện trên bản vẽ cũ chưa chắc còn đúng hoàn toàn với thực tế, bởi sau nhiều năm sử dụng hệ thống có thể đã được thay đổi, sửa chữa, đấu nối, bổ sung hoặc di chuyển. Có những đường dây không còn được đánh dấu rõ, hệ thống điều hòa đã thay đổi, trần từng sửa nhiều lần hoặc một số hạng mục kỹ thuật đã không còn giống ban đầu.
Nếu không khảo sát kỹ, đến lúc thi công mới phát hiện vấn đề thì phát sinh gần như là điều khó tránh khỏi. Theo tôi, một buổi khảo sát kỹ có thể tiết kiệm rất nhiều ngày xử lý về sau. Khi khảo sát, người làm công trình không nên chỉ đo kích thước, mà phải bắt đầu hình dung được toàn bộ hệ thống sẽ vận hành như thế nào sau khi hoàn thiện.
Đừng chỉ làm đúng bản vẽ
Trong công trình, mỗi đơn vị có một phạm vi công việc riêng. Đội thi công nhận bản vẽ, làm đúng bản vẽ, nghiệm thu công việc và nhận thanh toán. Điều đó không sai. Thực tế nhiều đội thi công cũng không có trách nhiệm phải suy nghĩ toàn bộ những gì sẽ xảy ra một vài năm sau. Nhưng đây chính là điểm tôi có cách nhìn khác.
Tôi không chỉ hỏi: “Làm như vậy có đúng bản vẽ không?” Tôi còn hỏi: sau này người sử dụng có thuận tiện không, khi bảo trì có tiếp cận được không, nếu doanh nghiệp mở rộng thì hệ thống có đáp ứng không, và vài năm nữa có phải phá đi làm lại hay không? Tất nhiên tôi cũng làm việc để tạo ra thu nhập, duy trì công việc và cuộc sống. Nhưng với tôi, không thể vì tiền mà biết rõ một vấn đề sẽ gây bất tiện cho khách hàng sau này nhưng vẫn cứ làm cho xong.
Tôi muốn công trình mình làm hôm nay càng ít phải quay lại sửa những lỗi có thể tránh được càng tốt. Điều đó không chỉ giảm chi phí và phiền toái cho khách hàng mà còn tiết kiệm thời gian của chính mình. Nếu công trình đã làm tốt ngay từ đầu, thời gian sau đó tôi có thể tập trung vào một dự án mới thay vì quay lại xử lý những vấn đề đáng lẽ có thể phòng ngừa. Tôi thường nghĩ theo một nguyên tắc: Thi công hôm nay – sử dụng ngày mai – bảo trì nhiều năm sau.
Bố trí điều hòa: bài học từ một câu chuyện rất thực tế
Trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp, tôi từng phụ trách theo dõi và quản lý công tác bảo trì hệ thống điều hòa. Có một câu chuyện rất nhỏ nhưng khiến tôi nhớ khá lâu: những bạn ngồi gần máy lạnh thì lạnh quá, có người phải mặc thêm áo khoác hoặc muốn tăng nhiệt độ; nhưng khi tăng nhiệt độ lên để những người ngồi gần dễ chịu hơn thì những người ngồi xa lại nóng. Người này muốn tăng, người kia muốn giảm, cuối cùng công ty phải đưa ra quy định về việc điều chỉnh nhiệt độ để tránh mỗi người tự thay đổi theo cảm nhận riêng.
Nhìn lại câu chuyện đó, tôi nhận ra quy định chỉ giải quyết phần ngọn. Vấn đề thực sự nằm ở cách bố trí từ đầu. Nếu luồng gió lạnh thổi trực tiếp vào một nhóm bàn làm việc, rất khó dùng một mức nhiệt độ chung để tất cả mọi người cùng thoải mái. Vì vậy, khi thiết kế văn phòng, hệ thống điều hòa cần được phối hợp với vị trí bàn làm việc, hướng thổi, miệng gió, số lượng người, tải nhiệt, thiết bị sinh nhiệt, ánh nắng và khả năng điều chỉnh từng khu vực. Một văn phòng không nên chờ đến khi nhân viên bắt đầu than nóng hay lạnh rồi mới tìm giải pháp tạm thời; nếu có thể, vấn đề nên được xử lý ngay từ lúc thiết kế.
Một nắp thăm trần sai vị trí có thể tạo ra cả một quá trình sửa chữa
Tôi từng gặp một trường hợp khác khi bảo trì máy lạnh: máy lạnh nằm một nơi nhưng nắp thăm trần lại nằm một chỗ khác. Đến khi kỹ thuật cần tiếp cận để kiểm tra hoặc sửa chữa mới phát hiện rằng nắp thăm hiện có gần như không sử dụng được cho vị trí máy lạnh đó. Lúc ấy chỉ còn cách làm thêm một nắp thăm mới.
Nghe thì đơn giản, nhưng thực tế để làm thêm một nắp thăm có thể phải cắt trần, xử lý lại khung, làm thạch cao, bả, sơn nước, che chắn bàn ghế và vệ sinh bụi bặm. Nếu văn phòng đang hoạt động thì còn phải sắp xếp thời gian thi công sao cho giảm ảnh hưởng đến nhân viên. Chỉ từ một chi tiết nhỏ là nắp thăm trần đặt không đúng vị trí, cả một chuỗi công việc phát sinh phía sau.
Sau trải nghiệm đó, khi nhìn bản vẽ máy lạnh tôi không chỉ nhìn vị trí thiết bị mà còn nghĩ ngay: sau này bảo trì bằng đường nào, nắp thăm có đúng chỗ và đủ rộng không, có bị vướng thiết bị khác không, nếu cần thay linh kiện có thao tác được không? Đây là những chi tiết rất nhỏ trên bản vẽ nhưng có thể tiết kiệm rất nhiều công sức trong nhiều năm vận hành.
Hệ thống mạng không nên chỉ làm đúng số lượng trên bản vẽ
Do xuất phát điểm của tôi là IT và quản trị mạng, đây là phần tôi đặc biệt quan tâm. Khi thi công hệ thống mạng văn phòng, tôi không thích cách làm đơn giản là bản vẽ có 20 điểm mạng thì kéo đúng 20 điểm rồi xem như hoàn thành. Doanh nghiệp không đứng yên. Hôm nay có 20 nhân viên, sau này có thể 30 người; một phòng họp có thể trở thành khu làm việc; một vị trí trước đây không cần mạng sau này có thể xuất hiện thêm máy in, camera, Access Point, điện thoại IP, máy chấm công hoặc các thiết bị điều khiển khác.
Nếu hệ thống chỉ làm vừa đủ, khi mở rộng lại phải kéo dây, mở trần, đi thêm máng, thay switch hoặc chỉnh lại tủ rack. Trong khi nếu tính từ đầu, một mức dự phòng hợp lý có thể giải quyết rất nhiều vấn đề. Đó có thể chỉ là vài port dự phòng, một số đường ống chờ, tủ rack có thêm không gian hoặc máng cáp có dung lượng dự phòng. Không phải đầu tư càng nhiều càng tốt, mà là cần nghĩ rằng nếu doanh nghiệp phát triển thêm vài năm nữa, hạ tầng này còn đáp ứng được hay không.
Wi-Fi không phải cứ sóng yếu là gắn thêm Access Point
Ngày nay văn phòng sử dụng Wi-Fi rất nhiều, nhưng Wi-Fi tốt không đơn giản là mua một Access Point mạnh hoặc gắn thật nhiều thiết bị. Vị trí Access Point, vật liệu vách, số lượng người dùng, diện tích và cách bố trí không gian đều ảnh hưởng đến vùng phủ.
Nếu tính từ đầu, AP có thể được bố trí vừa đúng kỹ thuật vừa đảm bảo thẩm mỹ. Nếu trần đã hoàn thiện rồi mới phát hiện Wi-Fi yếu, việc bổ sung thường khó đẹp như ban đầu. Đây cũng là một ví dụ rất rõ cho thấy IT và nội thất không thể tách riêng nhau trong quá trình thiết kế.
Bố trí bàn làm việc không phải chỉ để có được nhiều chỗ ngồi
Có những mặt bằng nhìn trên bản vẽ rất đẹp, các dãy bàn thẳng và tận dụng được nhiều vị trí. Nhưng khi sử dụng thực tế chưa chắc đã thoải mái. Một điều tôi thường để ý là lối đi của những người ngồi phía trong. Nếu khoảng cách quá hẹp, mỗi lần một người phía trong đi ra ngoài phải đi sát phía sau hoặc va vào người ngồi phía ngoài. Một vài lần có thể không đáng kể, nhưng nếu ngày nào cũng xảy ra nhiều lần, người ngồi phía ngoài sẽ cảm thấy bị làm phiền, ghế thường xuyên bị va và không gian cá nhân bị ảnh hưởng.
Do đó, bố trí bàn không chỉ là chuyện kích thước và số lượng chỗ ngồi. Cần tính cả cách con người di chuyển, khoảng cách giữa các vị trí và cảm giác của người sử dụng trong suốt một ngày làm việc.
Hướng ngồi cũng ảnh hưởng đến tâm lý và bảo mật thông tin
Một kiểu bố trí khác tôi thường cân nhắc là người ngồi quay mặt vào tường, phía sau là lối đi. Về kích thước có thể hoàn toàn đúng, nhưng người ngồi ở vị trí đó dễ có cảm giác bị động. Ai đó đi tới phía sau mà mình không biết, và người đứng phía sau có thể nhìn vào màn hình trong khi người đang làm việc khó nhận ra.
Nếu công việc liên quan đến báo giá, hợp đồng, dữ liệu khách hàng, tài chính hoặc thông tin kinh doanh thì đây còn là vấn đề về bảo mật thông tin. Không phải văn phòng nào cũng có đủ diện tích để bố trí mọi vị trí lý tưởng, nhưng ít nhất phải nhìn thấy vấn đề. Đôi khi chỉ cần xoay hướng bàn, điều chỉnh lối đi hoặc bố trí màn hình khác đi là trải nghiệm đã tốt hơn rất nhiều.
Ánh sáng tự nhiên tốt, nhưng ánh nắng trực tiếp phải được xử lý
Tôi thích những văn phòng có ánh sáng tự nhiên, nhưng cửa kính lớn cũng có một vấn đề là ánh nắng trực tiếp. Một vị trí trông rất đẹp vào buổi sáng chưa chắc dễ chịu lúc 2 giờ chiều. Nếu nắng chiếu thẳng vào chỗ ngồi, màn hình có thể bị chói, nhiệt độ tăng, người ngồi nóng và điều hòa phải hoạt động nhiều hơn.
Vì vậy cần biết hướng nắng và thời điểm ánh sáng chiếu trực tiếp vào từng khu vực. Tùy trường hợp có thể xoay vị trí bàn, sử dụng rèm, film cách nhiệt, hệ che nắng hoặc phối hợp lại với hệ thống điều hòa. Một câu hỏi tôi nghĩ rất hữu ích khi xem bản vẽ là: “Lúc 2 giờ chiều một ngày nắng nóng, người ngồi ở đây sẽ cảm thấy thế nào?” chứ không chỉ hỏi vị trí đó lên phối cảnh có đẹp hay không.
Camera phải được tính từ lúc thiết kế
Camera cũng nên được tính từ sớm. Không phải cứ nhiều camera là hệ thống tốt; cần xem góc quan sát, điểm mù, ánh sáng, chiều cao, vị trí thiết bị, đường dây và khả năng bảo trì. Nếu camera chỉ được bổ sung sau khi văn phòng đã hoàn thiện, rất dễ xảy ra tình trạng dây phải đi nổi hoặc thiết bị đặt ở vị trí không đẹp.
Khi được tính ngay từ bản vẽ, camera có thể phối hợp với trần, đèn, vách và các hệ thống kỹ thuật khác để vừa đạt yêu cầu quan sát vừa giữ được tính thẩm mỹ.
PCCC và an toàn không phải hạng mục làm sau cùng
PCCC có tính đặc thù riêng và việc thay đổi vách, cửa, phòng, lối đi hay trần đều có thể ảnh hưởng đến hệ thống liên quan. Vì vậy không nên thiết kế nội thất xong hết rồi mới nghĩ đến PCCC. Ngay từ bước bố trí mặt bằng phải xem xét các yêu cầu an toàn và hiện trạng hệ thống của công trình.
Đây cũng là một ví dụ cho thấy thi công văn phòng không thể chia thành những bộ môn hoàn toàn tách biệt. Các hệ thống sử dụng chung một không gian và luôn ảnh hưởng đến nhau.
Thi công nội thất văn phòng trọn gói – quan trọng nhất vẫn là khả năng phối hợp
Thi công nội thất văn phòng trọn gói có một lợi thế lớn là giảm số lượng đầu mối mà chủ đầu tư phải điều phối. Tuy nhiên, tôi không cho rằng cứ một đơn vị nhận được nhiều hạng mục thì công trình sẽ tốt. Điều quan trọng hơn là có người đang nhìn toàn bộ công trình hay không.
Nội thất một hướng, điện một hướng, IT một hướng, điều hòa một hướng, camera một hướng, PCCC một hướng; nếu không có người phối hợp thì các hệ thống vẫn có thể xung đột dù từng đội đều làm đúng phần việc của mình. Với tôi, giá trị thực sự của việc quản lý công trình tổng thể nằm ở khả năng kết nối các hạng mục và phát hiện vấn đề trước khi nó trở thành phát sinh ngoài công trường.
Chi phí thi công nội thất văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố
Chi phí thi công nội thất văn phòng không thể xác định bằng một con số chung cho tất cả dự án. Nó phụ thuộc vào diện tích, hiện trạng, mức độ tháo dỡ, vật liệu, đồ nội thất, điện, mạng, camera, điều hòa, PCCC, yêu cầu hoàn thiện và điều kiện thi công. Một mặt bằng trống hoàn toàn khác một văn phòng đang hoạt động; một văn phòng cơ bản cũng khác một dự án có nhiều đồ gỗ đặt riêng hoặc vật liệu cao cấp.
Vì vậy, khi xem báo giá thi công nội thất văn phòng, tôi nghĩ không nên chỉ nhìn vào giá tổng mà phải xem báo giá đó bao gồm những gì. Hai báo giá có thể chênh lệch khá nhiều nhưng nếu phạm vi công việc khác nhau thì việc so sánh con số cuối cùng gần như không có nhiều ý nghĩa. Phần chi phí này tôi sẽ tách thành một bài riêng để phân tích sâu hơn về cách hình thành ngân sách và những khoản dễ phát sinh.
Một thay đổi nhỏ trên bản vẽ có thể trở thành một việc lớn ngoài công trường
Trong công trình, thay đổi là điều khó tránh hoàn toàn nhưng càng thay đổi muộn thì chi phí càng lớn. Một chiếc bàn di chuyển trên bản vẽ có thể chỉ mất vài phút, nhưng sau khi điện và mạng đã đi xong, việc thay đổi vị trí đó có thể liên quan đến điện, mạng, trần, sàn, nội thất, sơn và hoàn thiện.
Một quyết định nhỏ có thể tạo thành cả một chuỗi công việc. Đó là lý do tôi luôn cho rằng thời gian dành cho khảo sát và suy nghĩ kỹ trước khi làm không phải là thời gian lãng phí; ngược lại, nó thường là khoản thời gian tiết kiệm nhất của một dự án.
Bảo trì phải được nghĩ đến từ ngày thiết kế
Có những công trình rất đẹp khi vừa bàn giao nhưng người kỹ thuật về sau lại rất khổ: thiết bị bị che, không có cửa thăm, dây không đánh dấu, tủ rack chật hoặc không thể tiếp cận thiết bị. Có lẽ vì đã trải qua nhiều năm IT Support, quản trị mạng và bảo trì hệ thống nên tôi có một thói quen là thường nghĩ đến ngày thiết bị bị hỏng.
Tôi hay tự hỏi: “Nếu ba năm nữa thiết bị này có vấn đề, người kỹ thuật sẽ sửa bằng cách nào?” Nếu câu trả lời quá khó, thiết kế đó theo tôi vẫn chưa thật sự tốt. Một công trình không chỉ được thiết kế cho ngày bàn giao mà phải được thiết kế cho cả ngày sử dụng, ngày mở rộng, ngày bảo trì và cả ngày xảy ra sự cố.
Từ IT đến thi công công trình cho tôi một góc nhìn khác
Con đường tôi đến với nội thất không theo hướng thông thường. Tôi bắt đầu từ máy tính, sau đó là mạng, máy chủ, tổng đài, camera, điều hòa, an ninh, PCCC, cơ sở vật chất rồi dần dần là cải tạo và thi công công trình. Tôi cũng có cơ hội tham gia nhiều dự án ở những địa điểm khác nhau, từ Cambodia, Hà Nội đến TP.HCM, từ văn phòng đến căn hộ, từ công trình tương đối lớn đến những hạng mục sửa chữa nhỏ.
Qua mỗi công trình, tôi học thêm một điều. Có những vấn đề bản vẽ không thể nói hết, có những bất tiện chỉ khi sử dụng hằng ngày mới cảm nhận được, và có những chi tiết chỉ khi trực tiếp bảo trì mới hiểu tại sao nó quan trọng. Chính những trải nghiệm đó khiến tôi ngày càng chú ý đến mối liên hệ giữa con người – không gian – công nghệ – kỹ thuật – vận hành.
Một văn phòng tốt không chỉ cần đẹp
Tôi không phủ nhận vai trò của thẩm mỹ. Văn phòng là nơi nhân viên làm việc mỗi ngày và cũng là hình ảnh của doanh nghiệp trước khách hàng, đối tác. Một không gian đẹp là cần thiết, nhưng với tôi vẻ đẹp mới chỉ là một phần.
Một văn phòng tốt còn phải dễ sử dụng, thoải mái, mạng ổn định, Wi-Fi tốt, điện đủ, camera đúng vị trí, điều hòa hợp lý, bảo mật tốt, dễ bảo trì và có khả năng mở rộng. Quan trọng hơn, người sử dụng không nên phải chịu những bất tiện mà chúng ta hoàn toàn có thể nhìn thấy và giải quyết từ giai đoạn thiết kế.
Kết luận: Thi công hôm nay, sử dụng ngày mai, bảo trì nhiều năm sau
Sau nhiều năm làm IT, quản trị hệ thống, vận hành văn phòng và tham gia thi công nội thất văn phòng, điều tôi rút ra rõ nhất là: một công trình tốt được quyết định rất nhiều trước khi người thợ bắt đầu thi công. Khảo sát kỹ, hiểu nhu cầu, phối hợp các bộ môn, tính đường mở rộng, nghĩ đến con người, nghĩ đến bảo trì và quan trọng nhất là nhìn xa hơn ngày bàn giao.
Tôi cũng làm việc để tạo ra thu nhập và duy trì cuộc sống, nhưng tôi luôn cố gắng không vì lợi ích trước mắt mà bỏ qua những vấn đề mình biết rõ sẽ gây khó khăn về sau. Nếu dành thêm một chút thời gian để suy nghĩ từ đầu, tôi có thể giúp khách hàng tránh rất nhiều lần sửa chữa, đồng thời chính mình cũng không phải quay lại xử lý những vấn đề đáng lẽ có thể phòng ngừa. Thời gian đó có thể dành cho một công trình mới.
Thi công hôm nay. Sử dụng thuận tiện ngày mai. Và nhiều năm sau vẫn có thể bảo trì, sửa chữa và mở rộng một cách hợp lý.
Với tôi, đó mới là giá trị thật sự của một công trình văn phòng tốt.
Tác giả: Lý Quốc Tân
Bài viết được chia sẻ từ những trải nghiệm thực tế của tôi trong quá trình làm IT, quản trị hệ thống, vận hành văn phòng và thi công công trình.