Báo giá thi công nội thất văn phòng: Cách đọc và so sánh

Khi nhận một báo giá thi công nội thất văn phòng, phản ứng đầu tiên của nhiều người thường là nhìn xuống dòng tổng cộng: bên A bao nhiêu tiền, bên B bao nhiêu tiền, rồi từ đó kết luận bên nào rẻ hơn.

Theo kinh nghiệm của tôi, đây lại là một trong những cách dễ dẫn đến quyết định sai nhất.

Một nhà thầu báo 450 triệu, nhà thầu khác báo 520 triệu chưa có nghĩa nhà thầu 450 triệu rẻ hơn. Trước khi so hai con số đó, điều cần làm là kiểm tra xem hai bên có đang báo cùng một phạm vi công việc, cùng chất lượng vật liệu, cùng quy cách thi công và cùng mức độ hoàn thiện hay không.

Tôi từng làm IT, quản trị hệ thống, vận hành văn phòng rồi dần tham gia sâu hơn vào các công việc cải tạo và thi công. Qua nhiều tình huống thực tế, tôi nhận ra rằng phần khiến khách hàng tốn tiền nhất đôi khi không phải giá ban đầu cao hay thấp, mà là những thứ không được nói rõ ngay từ đầu.

Vì vậy, khi đọc một báo giá, tôi thường không hỏi ngay:

Bên nào rẻ hơn?

Tôi sẽ hỏi trước:

Hai bên có đang báo cùng một thứ hay không?

Đó là nguyên tắc tôi muốn chia sẻ trong bài này.

Một báo giá thi công nội thất văn phòng tốt phải chi tiết đến mức nào?

Một dòng báo giá ghi:

“Tủ hồ sơ – 25.000.000 đồng”

theo tôi vẫn chưa đủ để khách hàng biết mình đang mua gì.

Tủ đó kích thước bao nhiêu? Cốt gỗ gì? Dày bao nhiêu? Bề mặt phủ gì? Hậu tủ dày bao nhiêu? Cạnh dán thế nào? Bản lề gì? Ray gì? Tay nắm gì? Gia công theo kích thước thực tế hay lấy từ một dòng sản phẩm có sẵn? Vận chuyển và lắp đặt đã bao gồm hay chưa?

Nếu những yếu tố này không được ghi rõ, hai nhà thầu cùng báo một chữ “tủ hồ sơ” nhưng thực chất có thể đang chào hai sản phẩm hoàn toàn khác nhau.

Đây là lý do tôi cho rằng báo giá càng mơ hồ thì khi nghiệm thu càng dễ tranh luận. Khi chưa thống nhất rõ ngay từ đầu, đến lúc hoàn thiện rất khó xác định đâu là yêu cầu ban đầu, đâu là phát sinh và đâu là trách nhiệm của từng bên.

Một báo giá tốt không nhất thiết phải dài hàng chục trang, nhưng những hạng mục có ảnh hưởng lớn đến chất lượng và giá thành phải đủ rõ để khách hàng có thể kiểm tra lại sau này.

Đọc phần gỗ: đừng chỉ nhìn thấy chữ MDF

Thi công đồ gỗ nội thất văn phòng theo kích thước thực tế

Trong nội thất văn phòng, phần gỗ thường chiếm một tỷ trọng đáng kể. Nhưng nhiều báo giá chỉ ghi rất ngắn:

“MDF chống ẩm phủ Melamine.”

Theo tôi, như vậy vẫn chưa đủ.

Khách hàng nên biết rõ cốt gỗ là loại gì, độ dày bao nhiêu, bề mặt hoàn thiện thế nào và nguồn vật liệu được thống nhất ra sao. Trên thị trường có thể có nhiều nguồn cung khác nhau, chẳng hạn An Cường, Thanh Thùy, Ba Thanh hoặc các nhà cung cấp khác. Tôi không cho rằng cứ thương hiệu nào đắt hơn thì mặc nhiên tốt hơn cho mọi công trình; vấn đề quan trọng là nhà thầu phải nói rõ mình đang dùng vật liệu gì để hai bên có cùng cơ sở so sánh và nghiệm thu.

Ngay cả khi báo giá đã ghi tên thương hiệu, khách hàng vẫn nên xem tiếp quy cách. Ví dụ thân tủ dùng tấm dày bao nhiêu, hậu tủ dùng vật liệu gì, bề mặt là Melamine, Laminate hay loại khác, mã màu nào, cạnh dán bao nhiêu milimet, khu vực nào dùng vật liệu chịu ẩm và khu vực nào không cần.

Một chiếc tủ nhìn bên ngoài có thể gần như giống nhau, nhưng cấu tạo bên trong khác nhau thì chi phí và độ bền cũng có thể khác đáng kể.

Do đó, khi so giá thi công nội thất văn phòng, tôi luôn muốn đưa vật liệu về cùng một tiêu chuẩn trước. Nếu một bên báo một cấu tạo, bên còn lại báo cấu tạo khác thì việc so tổng tiền gần như không còn nhiều ý nghĩa.

“Phụ kiện cao cấp” là một mô tả quá chung chung

Tôi cũng khá thận trọng với những dòng báo giá chỉ ghi:

“Phụ kiện cao cấp.”

Cao cấp là loại nào?

Bản lề của hãng nào? Ray ngăn kéo của hãng nào? Khóa tủ, tay nâng, tay nắm hay những phụ kiện khác dùng dòng nào?

Ví dụ có thể là Häfele, Ivan hoặc một thương hiệu khác. Nhưng ngay cả khi đã có tên hãng, trong nhiều trường hợp vẫn nên xem tiếp dòng sản phẩm hoặc mã hàng vì cùng một thương hiệu có thể có nhiều phân khúc và chức năng khác nhau.

Điểm tôi muốn nhấn mạnh không phải là phải chọn phụ kiện đắt nhất. Tôi cũng không nghĩ cứ dùng thương hiệu nổi tiếng hơn thì công trình mặc nhiên tốt hơn. Điều quan trọng là phụ kiện phải phù hợp với nhu cầu sử dụng, tần suất đóng mở, tải trọng và ngân sách, đồng thời phải được ghi đủ rõ để khách hàng biết mình đang trả tiền cho sản phẩm nào.

Nếu báo giá chỉ ghi “phụ kiện cao cấp”, đến lúc nghiệm thu khách hàng rất khó căn cứ vào đâu để đánh giá.

Hàng gia công theo thiết kế và hàng sản xuất hàng loạt không giống nhau

Đây là một điểm tôi thấy khách hàng rất dễ bỏ qua.

Hai chiếc bàn hoặc hai chiếc tủ có thể nhìn qua hình ảnh khá giống nhau, nhưng cách sản xuất lại hoàn toàn khác.

Một sản phẩm sản xuất hàng loạt thường có kích thước, kết cấu và quy cách tương đối tiêu chuẩn. Khi sản xuất với số lượng lớn, nhà máy có thể tối ưu vật tư, nhân công và thời gian nên giá thường dễ kiểm soát hơn.

Trong khi đó, một sản phẩm gia công riêng cho công trình có thể phải đo lại hiện trạng, xử lý cột, góc tường, hộp kỹ thuật, ổ cắm, dây mạng, khe hở hoặc những kích thước không tiêu chuẩn. Có những món đồ nhìn rất đơn giản nhưng khi lắp thực tế lại phải chỉnh nhiều chi tiết để ăn khớp với mặt bằng.

Vì vậy, nếu một bên báo sản phẩm tiêu chuẩn còn bên kia báo gia công riêng theo thiết kế, không thể chỉ nhìn hình ảnh và hỏi tại sao giá lại khác nhau.

Hình dáng giống nhau chưa có nghĩa cấu tạo, quy trình sản xuất và mức độ hoàn thiện giống nhau.

Trần, vách và sàn: cùng báo theo mét vuông vẫn có thể rất khác

Vách kính và nội thất trong quá trình thi công văn phòng

Một trong những sai lầm phổ biến khi đọc đơn giá thi công nội thất văn phòng là thấy cùng một đơn vị tính theo mét vuông rồi cho rằng có thể so trực tiếp.

Ví dụ cùng là vách thạch cao, nhưng cấu tạo có thể khác về hệ khung, số lớp tấm, loại tấm, vật liệu cách âm bên trong, xử lý mối nối và phần bả sơn hoàn thiện. Cùng là trần, nhưng hệ khung, loại tấm, cửa thăm, độ cao và các yêu cầu kỹ thuật phía trên trần cũng có thể khác nhau.

Sàn cũng vậy. Một dòng “sàn gỗ” chưa nói được nhiều nếu không biết loại sàn, độ dày, lớp lót, len chân tường, tình trạng nền hiện hữu và việc tháo dỡ sàn cũ có nằm trong báo giá hay không.

Vì vậy tôi thường không so “bao nhiêu tiền/m²” trước khi hiểu rõ mỗi mét vuông đó bao gồm cấu tạo gì.

Hiện trạng mặt bằng trước khi thi công nội thất văn phòng

Điện và hệ thống mạng là phần rất dễ bị báo chung chung

Do xuất phát điểm của tôi là IT và quản trị mạng, đây là một trong những phần tôi thường xem khá kỹ.

Một dòng:

“Thi công hệ thống mạng – 30 triệu đồng”

theo tôi gần như chưa đủ thông tin.

Cáp mạng dùng loại gì? Category nào? Thương hiệu nào? Có bao nhiêu điểm? Có patch panel hay không? Có faceplate và module không? Có tủ rack không? Switch nằm trong giá hay khách hàng tự mua? Sau khi kéo dây có test từng điểm không? Hai đầu dây có được đánh số để bảo trì sau này không?

Đặc biệt, tôi không thích cách chỉ làm đúng số điểm mạng trên bản vẽ rồi xem như xong.

Nếu hôm nay văn phòng có 30 người, tôi còn muốn biết vài năm sau hệ thống có mở rộng được không. Tủ rack còn chỗ không? Máng cáp còn dung lượng không? Có đường ống chờ hay không? Switch có khả năng bổ sung thêm thiết bị không?

Làm thêm một mức dự phòng hợp lý từ đầu có thể tốn thêm một khoản nhỏ, nhưng thường rẻ và sạch hơn rất nhiều so với việc mở trần, kéo dây và chỉnh sửa lại một văn phòng đã hoạt động.

Đó cũng là lý do khi đọc báo giá, tôi không chỉ nhìn chi phí hôm nay, mà còn nghĩ đến chi phí của vài năm sử dụng sau này.

Điều hòa: giá thiết bị chưa phải toàn bộ chi phí

Điều hòa là một ví dụ rất rõ cho việc giá ban đầu và chi phí sử dụng lâu dài có thể hoàn toàn khác nhau.

Tôi từng gặp tình trạng trong văn phòng: những người ngồi gần máy lạnh thì quá lạnh, trong khi những người ngồi xa lại nóng. Người này muốn tăng nhiệt độ, người kia muốn giảm; cuối cùng công ty phải đưa ra quy định về nhiệt độ để tránh việc mỗi người tự điều chỉnh.

Nhưng sau khi trải qua thực tế đó, tôi nhận ra rằng quy định chỉ giải quyết phần ngọn. Vấn đề nằm ở cách bố trí luồng gió, vị trí bàn làm việc và cách chia vùng điều hòa ngay từ đầu.

Khi đọc báo giá điều hòa, ngoài model và công suất thiết bị, tôi còn quan tâm đến đường ống, ống gió, bảo ôn, thoát nước, cấp điện, miệng gió, điều khiển và cả khả năng bảo trì.

Tôi cũng từng gặp tình huống máy lạnh nằm một nơi nhưng nắp thăm trần lại nằm ở một vị trí khác. Đến lúc sửa chữa, người kỹ thuật không thể thao tác qua nắp thăm hiện hữu nên phải làm thêm nắp mới. Chỉ một chi tiết tưởng rất nhỏ đã kéo theo việc cắt trần, xử lý thạch cao, bả, sơn nước, che chắn, bụi bặm và vệ sinh lại khu vực làm việc.

Đó là lý do tôi luôn nghĩ rằng:

Một thiết kế khó bảo trì có thể trở thành một khoản chi phí kéo dài trong nhiều năm.

Vì thế, nếu một báo giá rẻ hơn nhưng không tính đủ những chi tiết phục vụ vận hành và bảo trì, chưa chắc đó là phương án có tổng chi phí thấp hơn.

Camera, kiểm soát ra vào và điện nhẹ cũng phải bóc rõ phạm vi

Tương tự hệ thống mạng, một dòng báo giá “camera trọn bộ” cũng chưa đủ.

Khách hàng nên biết số lượng camera, model hoặc cấu hình chính, độ phân giải, khả năng lưu trữ, ổ cứng, switch PoE, dây tín hiệu, nguồn, tủ, cấu hình phần mềm và công lắp đặt.

Một hệ thống kiểm soát cửa cũng cần làm rõ đầu đọc, khóa, nguồn, controller, nút exit, phần mềm và các phụ kiện đi kèm.

Điều tôi quan tâm nhất vẫn là một câu hỏi:

Sau khi bàn giao, hệ thống đã thực sự sử dụng được đầy đủ hay khách hàng vẫn phải mua thêm một loạt thiết bị khác?

Nếu câu trả lời chưa rõ, báo giá đó chưa đủ để so sánh.

Một khoản phát sinh rất lớn có thể nằm ngoài báo giá nội thất

Tôi từng biết một trường hợp khá điển hình qua một người bạn làm giám đốc điều hành cho một công ty nước ngoài.

Anh thuê một mặt bằng văn phòng tương đối trống, sau đó chọn một đơn vị nội thất để thiết kế và thi công. Hợp đồng thuê đã ký, tiền cọc tương đương nhiều tháng tiền nhà cũng đã thanh toán, công trình bắt đầu triển khai và đã hoàn thành khoảng một nửa.

Đến giai đoạn đó, Ban quản lý tòa nhà yêu cầu phải kiểm tra và hoàn thiện lại các hạng mục PCCC để phù hợp với mặt bằng sau khi được chia lại công năng.

Khi mặt bằng còn trống, hệ thống hiện hữu phù hợp với trạng thái ban đầu. Nhưng sau khi doanh nghiệp ngăn thêm phòng, bố trí phòng họp, khu làm việc và thay đổi mặt bằng sử dụng, những hệ thống kỹ thuật liên quan cũng có thể phải được xem lại.

Đơn vị thi công sau đó cho rằng đây là yêu cầu phát sinh từ tòa nhà và cần thêm một khoản ngân sách đáng kể để tiếp tục hoàn thiện văn phòng.

Lúc đó người bạn của tôi rơi vào tình thế khá khó xử. Hợp đồng thuê đã ký, tiền cọc nhiều tháng đã thanh toán, công trình đã chi khoảng một nửa ngân sách. Muốn dừng gần như rất khó, nhưng muốn tiếp tục thì phải bổ sung thêm tiền.

Điều tôi rút ra từ câu chuyện này không phải là kết luận “tòa nhà làm khó”.

Theo tôi, bài học quan trọng hơn là:

Những yêu cầu về Ban quản lý, PCCC và các hệ thống kỹ thuật đáng lẽ phải được kiểm tra trước khi chốt thiết kế và ký hợp đồng thi công.

Hệ thống PCCC cần kiểm tra trước khi cải tạo và thi công văn phòng

Nếu ngay từ đầu khách hàng, đơn vị thiết kế, nhà thầu và Ban quản lý thống nhất rõ những gì phải điều chỉnh khi thay đổi công năng, rất nhiều phát sinh có thể được dự đoán trước.

Đây cũng là một ví dụ cho thấy đọc báo giá không chỉ là xem những gì có trong bảng giá, mà còn phải tìm những gì chưa có trong bảng giá.

Những mục “không bao gồm” đôi khi còn quan trọng hơn phần “bao gồm”

Khi đọc một báo giá thi công nội thất văn phòng, tôi thường dành nhiều thời gian cho phần exclusions – những hạng mục không bao gồm.

Một báo giá nhìn rất hấp dẫn có thể chưa tính tháo dỡ, vận chuyển, bảo vệ hiện trạng, thi công ngoài giờ, vệ sinh công nghiệp, thủ tục của Ban quản lý, phần PCCC, một số hạng mục M&E, hoàn trả mặt bằng hoặc VAT.

Từng khoản riêng lẻ có thể không lớn, nhưng cộng lại có thể làm tổng ngân sách thay đổi đáng kể.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi:

“Giá này bao nhiêu?”

tôi thích hỏi:

“Giá này đã bao gồm những gì và chưa bao gồm những gì?”

Hai câu hỏi nghe gần giống nhau nhưng dẫn đến hai cách ra quyết định hoàn toàn khác.

Thay đổi thiết kế sau khi thi công là một trong những nguồn phát sinh lớn nhất

Một chiếc bàn di chuyển trên bản vẽ có thể chỉ mất vài phút.

Nhưng cũng chiếc bàn đó nếu thay đổi sau khi điện, mạng, trần và sàn đã hoàn thiện có thể kéo theo nhiều đội khác nhau.

Ổ điện phải di chuyển.

Điểm mạng phải kéo lại.

Có thể phải xử lý trần hoặc sàn.

Nội thất phải chỉnh.

Sau cùng lại còn sơn và hoàn thiện.

Đây là lý do trước khi ký hợp đồng, tôi muốn báo giá hoặc hợp đồng phải nói rõ cơ chế xử lý thay đổi: thay đổi được ghi nhận bằng cách nào, ai có quyền duyệt, chi phí được tính ra sao và có ảnh hưởng tiến độ hay không.

Nếu không làm rõ, rất dễ xảy ra tình trạng khách hàng nghĩ đó chỉ là một thay đổi nhỏ còn nhà thầu lại xem đó là phát sinh lớn.

Đừng chỉ hỏi “bao nhiêu tiền một mét vuông?”

Tôi hiểu vì sao khách hàng thích hỏi giá theo mét vuông. Nó đơn giản và dễ hình dung.

Nhưng giá thi công nội thất văn phòng theo m² chỉ thực sự có ý nghĩa khi hai phương án có phạm vi và tiêu chuẩn tương đối giống nhau.

Hai văn phòng cùng diện tích 300 m² có thể khác nhau hoàn toàn về hiện trạng, số lượng phòng, đồ gỗ, hệ thống điện, mạng, camera, điều hòa, PCCC và điều kiện thi công của tòa nhà.

Một văn phòng đang hoạt động cần thi công ngoài giờ cũng rất khác một mặt bằng trống có thể làm cả ngày.

Do đó, đơn giá/m² nên được dùng như một chỉ số tham khảo, chứ không phải căn cứ duy nhất để chọn nhà thầu.

12 câu hỏi tôi sẽ hỏi trước khi ký báo giá thi công văn phòng

Nếu phải kiểm tra nhanh một báo giá, đây là những câu hỏi tôi sẽ ưu tiên:

Vật liệu cụ thể của từng hạng mục là gì?
Thương hiệu, dòng sản phẩm và quy cách đã được ghi rõ chưa?
Kích thước và số lượng có thể kiểm tra lại được không?
Phụ kiện sử dụng hãng nào, dòng nào?
Sản phẩm là hàng tiêu chuẩn hay gia công riêng theo công trình?
Vận chuyển, lắp đặt và hoàn thiện đã nằm trong giá chưa?
Điện và hệ thống mạng đã bao gồm đầy đủ vật tư, thiết bị và công lắp chưa?
Điều hòa, camera, kiểm soát cửa và các hệ thống điện nhẹ nằm trong phạm vi nào?
Ban quản lý tòa nhà có yêu cầu hoặc chi phí nào cần tính trước không?
Việc thay đổi công năng, chia phòng có ảnh hưởng đến PCCC hoặc các hệ thống kỹ thuật không?
Khi thay đổi thiết kế, chi phí phát sinh được tính và phê duyệt theo cách nào?
Tiêu chí nghiệm thu, bảo hành và trách nhiệm bảo trì sau bàn giao được quy định ra sao?

Theo tôi, chỉ cần trả lời rõ được 12 câu hỏi này, khách hàng đã giảm được khá nhiều rủi ro trước khi ký hợp đồng.

Cách tôi so sánh hai bảng báo giá

Nếu hai nhà thầu cùng tham gia chào giá, tôi không đặt hai dòng tổng tiền cạnh nhau trước.

Tôi sẽ đưa các hạng mục về cùng một mặt bằng so sánh.

Hạng mục	Nhà thầu A	Nhà thầu B	Điều cần kiểm tra
Gỗ	MDF chống ẩm…	MDF chống ẩm…	Nguồn, độ dày, bề mặt, hậu tủ
Phụ kiện	Hãng/dòng…	Hãng/dòng…	Có cùng phân khúc không
Sàn	Loại…	Loại…	Độ dày, lớp lót, xử lý nền
Điện	Phạm vi…	Phạm vi…	Số điểm, vật tư, tủ điện
Mạng	Phạm vi…	Phạm vi…	Cáp, số điểm, rack, switch, test
Điều hòa	Phạm vi…	Phạm vi…	Thiết bị + đường ống + bảo trì
PCCC/BQL	Có/không	Có/không	Ai chịu trách nhiệm và chi phí
Phát sinh	Cách tính…	Cách tính…	Cơ chế duyệt thay đổi

Khi mọi thứ được đưa về cùng một phạm vi, lúc đó tổng giá mới bắt đầu có ý nghĩa.

Tôi từng thấy những trường hợp báo giá ban đầu thấp hơn nhưng sau khi cộng đủ các hạng mục bị bỏ ra ngoài thì tổng chi phí không còn thấp nữa.

Vì thế tôi thường nhớ một nguyên tắc:

Giá thấp nhất trên báo giá chưa chắc tạo ra tổng chi phí thấp nhất cho công trình.

Một báo giá tốt phải giúp khách hàng biết mình đang mua gì

Theo tôi, một bảng báo giá tốt không phải bảng có con số thấp nhất và cũng không nhất thiết là bảng dài nhất.

Nó phải đủ rõ để khách hàng hiểu:

Mình đang mua sản phẩm gì, vật liệu gì, chất lượng ở mức nào, phạm vi công việc đến đâu và những gì chưa nằm trong giá.

Khi những điều đó rõ ràng, khách hàng dễ so sánh hơn, nhà thầu cũng dễ thi công và nghiệm thu hơn. Hai bên ít phải tranh luận hơn khi công trình đi vào giai đoạn hoàn thiện.

Sau nhiều năm làm IT, quản trị hệ thống, vận hành văn phòng và tham gia thi công, tôi ngày càng tin rằng rất nhiều vấn đề của công trình có thể được giải quyết trước khi người thợ bắt đầu làm.

Đọc kỹ báo giá cũng là một phần của quá trình đó.

Không phải để ép nhà thầu xuống mức giá thấp nhất.

Mà để cả hai bên hiểu rõ mình đang thống nhất điều gì.

Nếu làm được như vậy, quá trình thi công nội thất văn phòng sẽ dễ kiểm soát hơn, ít phát sinh hơn và quan trọng nhất là công trình sau khi hoàn thiện có thể vận hành ổn định trong nhiều năm.

Tác giả: Lý Quốc Tân

Bài viết được chia sẻ từ góc nhìn và những kinh nghiệm thực tế trong quá trình làm IT, vận hành văn phòng và tham gia thi công công trình.

Báo giá thi công nội thất văn phòng – Đừng chỉ nhìn vào con số cuối cùng