Khi chuẩn bị làm một văn phòng mới, một trong những câu hỏi tôi thường gặp nhất là:
“Văn phòng diện tích như vậy thì làm hết khoảng bao nhiêu tiền?”
Đây là câu hỏi rất hợp lý. Doanh nghiệp nào cũng cần biết mình phải chuẩn bị bao nhiêu ngân sách trước khi bắt đầu.
Nhưng qua quá trình làm việc với nhiều công trình, tôi nhận thấy chi phí thi công nội thất văn phòng không thể chỉ dựa vào diện tích rồi nhân với một đơn giá cố định.
Hai văn phòng cùng 100 m² có thể có mức đầu tư rất khác nhau.
Một mặt bằng trống, ít phòng, sử dụng nội thất tiêu chuẩn sẽ khác hoàn toàn một văn phòng cần tháo dỡ hiện trạng, chia nhiều phòng, làm đồ gỗ theo thiết kế, cải tạo điều hòa, đi lại điện, mạng LAN, Wi-Fi, camera hoặc các hệ thống kỹ thuật khác.
Vì vậy, trước khi hỏi “một mét vuông bao nhiêu tiền?”, theo tôi nên trả lời một câu hỏi quan trọng hơn:
Doanh nghiệp thực sự cần làm những gì trong diện tích đó?
Khi phạm vi công việc rõ, ngân sách mới bắt đầu có ý nghĩa.
Vì sao cùng diện tích nhưng chi phí thi công văn phòng có thể rất khác nhau?
Diện tích chỉ là một trong nhiều yếu tố hình thành chi phí.
Giả sử có ba văn phòng đều rộng 150 m².
Văn phòng thứ nhất là mặt bằng tương đối mới, hệ thống điều hòa có thể tận dụng, chỉ cần bố trí lại bàn ghế, một phòng họp và vài hạng mục trang trí.
Văn phòng thứ hai đã sử dụng nhiều năm. Trước khi làm mới phải tháo dỡ vách cũ, sửa trần, thay sàn, bố trí lại điện, mạng và điều hòa.
Văn phòng thứ ba nằm trong một tòa nhà có nhiều yêu cầu về giờ thi công, vận chuyển, đăng ký nhà thầu và phối hợp các hệ thống kỹ thuật.
Cùng 150 m² nhưng khối lượng công việc hoàn toàn khác nhau.
Vì thế, nếu chỉ hỏi giá theo diện tích mà chưa xác định hiện trạng và phạm vi thi công, con số nhận được thường chỉ phù hợp để tham khảo ban đầu.
Ngay trong bài thi công nội thất văn phòng trước đây, tôi cũng đã chia sẻ rằng một công trình văn phòng không chỉ gồm phần bàn ghế, trần, sàn hay vách mà còn liên quan đến điện, mạng, Wi-Fi, camera, điều hòa, PCCC và nhiều hệ thống khác.
Trước khi tính chi phí, tôi thường xác định phạm vi dự án
Theo tôi, việc lập ngân sách nên bắt đầu trước khi xin báo giá.
Trước tiên cần hiểu văn phòng sẽ được sử dụng như thế nào.
Ví dụ, một doanh nghiệp có 25 nhân viên nhưng dự kiến tăng lên 40 người trong hai năm tới sẽ có cách bố trí hạ tầng khác một doanh nghiệp chỉ cần ổn định ở 25 người.
Một văn phòng chủ yếu sử dụng laptop và Wi-Fi cũng khác nơi có nhiều máy tính bàn, điện thoại IP, máy in, camera, Access Point và thiết bị mạng cố định.
Nếu những nhu cầu này chưa rõ, bản dự toán phía sau cũng rất dễ thay đổi.
Thông thường tôi sẽ nhìn dự án theo chuỗi:
Nhu cầu sử dụng → bố trí mặt bằng → phạm vi công việc → khối lượng → ngân sách sơ bộ → báo giá chi tiết.
Làm theo trình tự này mất thêm một ít thời gian ban đầu, nhưng đổi lại doanh nghiệp có khả năng kiểm soát ngân sách tốt hơn.
Chi phí thi công nội thất văn phòng gồm những nhóm nào?
Thay vì gom tất cả thành một con số lớn, tôi thích chia ngân sách thành từng nhóm.
Cách này giúp doanh nghiệp nhìn thấy tiền đang được sử dụng ở đâu và dễ điều chỉnh khi cần giảm hoặc tăng mức đầu tư.
| Nhóm ngân sách | Nội dung thường gặp |
|---|---|
| Thiết kế | Layout, 2D, 3D, hồ sơ kỹ thuật |
| Hiện trạng | Tháo dỡ, di dời, bảo vệ phần giữ lại |
| Hoàn thiện | Trần, vách, sơn, sàn, kính, cửa |
| Nội thất | Bàn, ghế, tủ, quầy lễ tân, bàn họp |
| Điện – chiếu sáng | Tủ điện, dây điện, ổ cắm, công tắc, đèn |
| Hạ tầng công nghệ | LAN, Wi-Fi, camera, rack, kiểm soát cửa |
| Điều hòa – thông gió | Thiết bị, ống, miệng gió và các phần liên quan |
| PCCC/BQL | Các yêu cầu liên quan đến công trình và tòa nhà |
| Hoàn thiện bàn giao | Vệ sinh, vận chuyển, nghiệm thu và các khoản liên quan |
Điểm quan trọng ở đây là không phải dự án nào cũng phải làm mới toàn bộ các nhóm trên.
Nếu hệ thống điều hòa còn phù hợp, có thể giữ lại.
Nếu tủ điện, mạng hoặc một phần nội thất hiện hữu còn tốt, có thể tận dụng.
Ngược lại, có những mặt bằng nhìn bên ngoài còn khá mới nhưng hạ tầng phía trên trần hoặc dưới sàn không còn phù hợp với công năng mới. Khi đó chi phí kỹ thuật lại chiếm phần đáng kể.
Bởi vậy, khảo sát hiện trạng có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng lập ngân sách chính xác.
Chi phí thiết kế văn phòng có nên tách riêng?
Theo tôi là nên.
Không phải để làm ngân sách phức tạp hơn, mà để biết rõ doanh nghiệp đang chi tiền cho phần nào.
Thiết kế không chỉ là một vài hình phối cảnh đẹp.
Một hồ sơ tốt còn phải giúp xác định vị trí bàn làm việc, phòng họp, lối đi, ổ điện, điểm mạng, ánh sáng, điều hòa và những hệ thống liên quan.
Nếu thiết kế chưa được chốt mà đã bắt đầu thi công, khả năng thay đổi trong quá trình làm sẽ cao hơn.
Và thay đổi càng muộn thì chi phí xử lý thường càng lớn.
Vì vậy, khi lập dự toán nội thất văn phòng, tôi thường xem phần thiết kế như một khoản đầu tư giúp kiểm soát phần thi công phía sau, chứ không chỉ là chi phí để có hình ảnh 3D.
Đồ nội thất chỉ là một phần của tổng ngân sách
Khi nghe đến nội thất văn phòng, nhiều người nghĩ ngay đến bàn, ghế, tủ và quầy lễ tân.
Đó đúng là những phần dễ nhìn thấy nhất.
Nhưng trong một dự án thực tế, rất nhiều tiền nằm ở những phần sau khi hoàn thiện gần như không còn nhìn thấy: dây điện, cáp mạng, máng cáp, ống luồn, tủ điện, switch, Access Point, đường ống điều hòa hoặc các thiết bị phía trên trần.
Đây cũng là lý do tôi không thích nhìn công trình theo từng hạng mục tách biệt.
Ví dụ, thay đổi vị trí một cụm bàn làm việc không chỉ liên quan đến bàn.
Nếu bố trí mới cần nguồn điện và điểm mạng ở vị trí khác, phần điện và mạng cũng phải thay đổi theo.
Nếu thay đổi vách phòng họp, luồng gió điều hòa hoặc vị trí đèn có thể phải điều chỉnh.
Một quyết định của phần nội thất đôi khi tạo ra thay đổi cho nhiều hệ thống khác.
Hạ tầng công nghệ nên được đưa vào ngân sách ngay từ đầu
Do xuất phát điểm của tôi từ IT và hạ tầng mạng, đây là phần tôi đặc biệt chú ý.
Ngày nay một văn phòng gần như không thể vận hành chỉ với bàn ghế và điện chiếu sáng.
Doanh nghiệp còn cần mạng LAN, Wi-Fi, Internet, camera, máy chấm công, kiểm soát cửa và nhiều thiết bị khác.
Nếu những hạng mục này được tính sau cùng, rất dễ xảy ra tình trạng trần và nội thất đã hoàn thiện nhưng mới phát hiện thiếu đường mạng, thiếu nguồn điện hoặc vị trí Access Point không phù hợp.
Khi đó chi phí để bổ sung thường cao hơn và thẩm mỹ cũng khó đạt như khi làm ngay từ đầu.
Tôi thường cho rằng chi phí tốt không phải là chi phí thấp nhất, mà là khoản đầu tư đủ để hệ thống hoạt động đúng và không phải phá ra làm lại ngay sau khi bàn giao.
Ba tình huống có thể làm ngân sách thay đổi rất nhiều
Mặt bằng mới hoặc tương đối trống
Đây thường là tình huống dễ lập kế hoạch nhất.
Đơn vị thiết kế và thi công có thể chủ động bố trí hệ thống từ đầu, ít phải tháo dỡ và ít phải xử lý những hạng mục cũ.
Tuy nhiên, “mặt bằng trống” không đồng nghĩa với việc mọi hệ thống kỹ thuật đều đã sẵn sàng.
Vẫn cần kiểm tra điện, điều hòa, PCCC, hệ thống của tòa nhà và những điều kiện bàn giao thực tế.
Cải tạo văn phòng cũ
Với công trình cải tạo, phần khó nhất đôi khi không nằm ở cái mới mà nằm ở cái cũ.
Có những hệ thống đã được sửa nhiều lần, dây không còn đánh dấu, trần từng mở đóng, điều hòa thay đổi hoặc bản vẽ hiện trạng không hoàn toàn giống thực tế.
Do đó, ngân sách cải tạo nên tính đến việc khảo sát và xử lý những yếu tố hiện hữu.
Nếu chỉ nhìn bản vẽ mới mà bỏ qua hiện trạng, phát sinh rất dễ xảy ra khi công trình bắt đầu.
Cải tạo trong khi văn phòng vẫn hoạt động
Trường hợp này cần tính thêm yếu tố tổ chức thi công.
Có thể phải làm ngoài giờ, chia từng khu vực, che chắn, di chuyển thiết bị nhiều lần hoặc phối hợp để không làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.
Nó không chỉ ảnh hưởng đến tiền mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ.
Vì vậy, điều kiện thi công là một phần tôi luôn muốn biết trước khi chốt ngân sách.
Cách tôi lập dự toán nội thất văn phòng trước khi xin báo giá
Tôi không bắt đầu bằng việc hỏi nhiều nhà thầu một con số tổng.
Trước hết tôi muốn biết mình đang cần mua và cần làm những gì.
Sau khi khảo sát, tôi sẽ cố gắng chốt layout và phạm vi công việc ở mức đủ rõ.
Từ đó mới bóc tách các nhóm khối lượng chính.
Ví dụ, thay vì chỉ ghi “điện văn phòng”, nên xác định tương đối số vị trí cần nguồn điện và những khu vực cần điều chỉnh.
Thay vì chỉ ghi “hệ thống mạng”, nên xác định số lượng người dùng, thiết bị cố định, Access Point, camera hoặc những điểm dự phòng cần thiết.
Đến giai đoạn này doanh nghiệp chưa nhất thiết phải biết giá chính xác tới từng đồng.
Mục tiêu là tạo ra một khung ngân sách.
Khi khung đó tương đối đầy đủ, việc lấy báo giá từ nhà thầu sẽ có giá trị hơn nhiều vì các đơn vị đang được yêu cầu báo trên cùng một phạm vi.
Đây cũng là điểm khác biệt giữa bài viết này và bài báo giá thi công nội thất văn phòng mà tôi đã chia sẻ trước đó.
Bài báo giá tập trung vào cách đọc, kiểm tra và so sánh các báo giá sau khi đã nhận được từ nhà thầu.
Còn ở đây, câu hỏi tôi muốn giải quyết là:
Trước khi nhận báo giá, doanh nghiệp phải chuẩn bị ngân sách như thế nào?
Có nên lấy giá thi công nội thất văn phòng theo m² để lập ngân sách?
Có thể dùng, nhưng theo tôi chỉ nên dùng ở giai đoạn ước tính ban đầu.
Đơn giá theo m² giúp chủ đầu tư có một hình dung nhanh về quy mô tài chính.
Nhưng khi dự án bắt đầu đi vào thực tế, cách tính này có nhiều giới hạn.
Một văn phòng ít phòng, sử dụng nội thất tiêu chuẩn có thể có mức đầu tư rất khác một văn phòng cùng diện tích nhưng có nhiều phòng chức năng, đồ gỗ đặt riêng, hệ thống kỹ thuật phức tạp hoặc yêu cầu hoàn thiện cao.
Trong bài về báo giá, tôi cũng đã phân tích rằng giá theo m² chỉ có ý nghĩa khi phạm vi và tiêu chuẩn của các phương án đủ tương đồng.
Do đó, tôi thường xem đơn giá/m² như một chỉ số sơ bộ, còn ngân sách để ra quyết định nên dựa vào khối lượng và phạm vi thực tế.
Nên dành một phần ngân sách cho dự phòng
Dù khảo sát và chuẩn bị kỹ đến đâu, công trình cải tạo vẫn có khả năng xuất hiện những vấn đề mà trước khi mở trần, tháo sàn hoặc tháo thiết bị chưa thể nhìn thấy hết.
Vì vậy tôi thường không thích cách lập ngân sách mà sử dụng hết 100% số tiền dự kiến ngay từ đầu.
Nên có một khoản dự phòng phù hợp với mức độ rủi ro của dự án.
Mặt bằng mới, hồ sơ kỹ thuật rõ và ít cải tạo sẽ có mức rủi ro khác công trình cũ đã sử dụng nhiều năm.
Điểm quan trọng là dự phòng không có nghĩa chấp nhận mọi phát sinh.
Mỗi khoản tăng chi phí vẫn cần biết vì sao phát sinh, ai yêu cầu, có thực sự cần thiết hay không và ảnh hưởng như thế nào tới các hạng mục khác.
Muốn giảm chi phí, đừng giảm đồng loạt tất cả hạng mục
Khi ngân sách vượt mức dự kiến, phản ứng dễ gặp là yêu cầu giảm giá toàn bộ công trình.
Theo tôi, cách hiệu quả hơn là xác định đâu là phần có thể thay đổi mà ít ảnh hưởng đến vận hành lâu dài.
Một số yếu tố trang trí có thể điều chỉnh.
Một số đồ nội thất có thể chuyển từ gia công đặc biệt sang giải pháp tiêu chuẩn hơn.
Một số hạng mục chưa cần thiết ngay có thể chuẩn bị hạ tầng trước rồi đầu tư thiết bị sau.
Ngược lại, với những phần sau này muốn sửa phải mở trần, tháo sàn hoặc đục phá, tôi thường cân nhắc kỹ trước khi cắt giảm.
Một đường ống chờ, một tuyến cáp, một máng cáp đủ khả năng mở rộng hoặc một vị trí nguồn được chuẩn bị đúng từ đầu đôi khi không tốn nhiều tiền so với tổng dự án, nhưng có thể giúp tiết kiệm rất nhiều khi doanh nghiệp mở rộng sau này.
Thay đổi càng muộn, chi phí càng khó kiểm soát
Một trong những nguyên nhân phổ biến làm ngân sách tăng là thay đổi trong khi công trình đang thi công.
Thay đổi trên bản vẽ thường tương đối đơn giản.
Nhưng sau khi các đội đã triển khai, một thay đổi có thể tác động dây chuyền sang nhiều hạng mục.
Bài thi công nội thất văn phòng trước đây của tôi đã có ví dụ rất rõ về việc một thay đổi tưởng nhỏ có thể kéo theo điện, mạng, trần, sàn, nội thất và hoàn thiện.
Vì vậy tôi thường nhìn chi phí thay đổi theo nguyên tắc rất đơn giản:
Chỉnh khi đang thiết kế → dễ nhất.
Chỉnh trước khi thi công hạng mục đó → tốn hơn một chút.
Chỉnh sau khi đã hoàn thiện → thường tốn nhiều nhất.
Cho nên thời gian dành để duyệt layout, nhu cầu và các hệ thống kỹ thuật trước khi triển khai không phải thời gian bị mất.
Nó là một phần của việc kiểm soát ngân sách.
Cách tôi kiểm soát chi phí từ đầu đến khi bàn giao
Theo kinh nghiệm của tôi, một dự án dễ kiểm soát hơn khi trước khi thi công đã có ba thứ tương đối rõ: phạm vi, khối lượng và người chịu trách nhiệm quyết định.
Khi có thay đổi, nên ghi nhận thay đổi đó trước khi thực hiện.
Không nên để tình trạng ngoài công trường mỗi người yêu cầu chỉnh một chút, tới cuối dự án mới cộng lại thành một khoản lớn mà không ai nhớ chính xác nó bắt đầu từ đâu.
Bên cạnh đó, cũng nên theo dõi ngân sách theo từng nhóm thay vì chỉ nhìn tổng tiền đã thanh toán.
Khi biết nhóm nội thất đang tăng, nhóm kỹ thuật đang giữ nguyên hay phần hoàn thiện đang giảm, chủ đầu tư sẽ dễ đưa ra quyết định hơn.
Quản lý chi phí không phải chỉ làm một bảng Excel vào đầu dự án.
Đó là quá trình diễn ra từ lúc khảo sát đến ngày bàn giao.
Chi phí và báo giá là hai việc khác nhau
Tôi nghĩ đây là điểm rất dễ nhầm.
Chi phí thi công nội thất văn phòng là bức tranh tổng thể về số tiền doanh nghiệp phải chuẩn bị để hoàn thành dự án.
Trong khi đó, báo giá thi công nội thất văn phòng là tài liệu một đơn vị đưa ra cho một phạm vi công việc cụ thể.
Một dự án có thể có nhiều báo giá khác nhau.
Nhưng ngân sách của chủ đầu tư còn phải nhìn toàn bộ dự án, bao gồm cả những khoản có thể không nằm trong phạm vi của một nhà thầu cụ thể.
Đây là lý do tôi không chỉ nhìn vào dòng tổng cộng trên báo giá.
Bài báo giá hiện tại của tôi đã tập trung riêng vào vấn đề này, bao gồm cách kiểm tra những phần chưa nằm trong giá và cách đưa các nhà thầu về cùng một mặt bằng so sánh.
Còn với việc lập chi phí, mục tiêu lớn hơn là:
Sau khi văn phòng hoàn thiện và đưa vào sử dụng, doanh nghiệp đã dự liệu tương đối đầy đủ số tiền cần bỏ ra hay chưa?
Một ngân sách tốt phải gắn với cách văn phòng sẽ vận hành
Tôi không cho rằng công trình tốt nhất là công trình đầu tư nhiều tiền nhất.
Có dự án cần mức hoàn thiện cao.
Có dự án chỉ cần gọn gàng, bền và vận hành hiệu quả.
Điều quan trọng là ngân sách phải phục vụ đúng nhu cầu.
Nếu doanh nghiệp cần một văn phòng làm việc ổn định trong nhiều năm, nên dành tiền cho những phần ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành: điện, mạng, Wi-Fi, điều hòa, ánh sáng, khả năng bảo trì và khả năng mở rộng.
Nếu ngân sách có giới hạn, có thể điều chỉnh những phần mang tính trang trí hoặc những hạng mục chưa thật sự cần ở thời điểm hiện tại.
Theo tôi, cách phân bổ tiền hợp lý quan trọng hơn việc cố làm thật nhiều hạng mục.
Kết luận: Tính chi phí trước khi người thợ bắt đầu làm
Sau nhiều năm làm việc với IT, vận hành văn phòng và các công trình cải tạo, tôi ngày càng thấy rõ rằng rất nhiều khoản phát sinh có thể được giảm bớt nếu chúng ta dành đủ thời gian cho giai đoạn trước thi công.
Chi phí thi công nội thất văn phòng không chỉ là một con số tính theo diện tích.
Nó hình thành từ nhu cầu sử dụng, hiện trạng mặt bằng, thiết kế, nội thất, các hệ thống kỹ thuật, điều kiện thi công và cách doanh nghiệp chuẩn bị cho việc vận hành sau này.
Vì vậy, trước khi hỏi:
“Văn phòng này làm hết bao nhiêu tiền?”
Tôi nghĩ nên lần lượt trả lời:
Chúng ta cần làm những gì?
Những gì có thể giữ lại?
Những gì bắt buộc phải làm ngay?
Những gì có thể chuẩn bị trước và đầu tư sau?
Và nếu doanh nghiệp phát triển trong vài năm tới, công trình hôm nay có còn đáp ứng được hay không?
Khi những câu hỏi đó được làm rõ, việc lập dự toán, xin báo giá và kiểm soát ngân sách sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Một công trình tiết kiệm không phải công trình có giá ban đầu thấp nhất.
Theo tôi, đó là công trình đầu tư đúng chỗ, hạn chế làm lại và vẫn đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng trong nhiều năm sau.