Khi chuẩn bị làm một văn phòng mới hoặc cải tạo lại văn phòng cũ, nhiều người thường bắt đầu bằng câu hỏi:
“Làm văn phòng này khoảng bao nhiêu tiền?”
Theo kinh nghiệm của tôi, câu hỏi đó chỉ có thể trả lời tương đối chính xác khi chúng ta biết rõ cần làm những gì và khối lượng của từng hạng mục là bao nhiêu.
Đó chính là vai trò của dự toán nội thất văn phòng.
Một bảng dự toán tốt không chỉ đưa ra một con số tổng. Nó phải giúp người quản lý dự án nhìn thấy rõ từng hạng mục, quy cách vật liệu, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá và những phần nào chưa được tính.
Tôi từng tham gia nhiều công trình văn phòng từ giai đoạn bố trí mặt bằng, thiết kế, điện nhẹ, mạng, Wi-Fi, camera, điều hòa cho đến nội thất và bàn giao. Qua thực tế đó, tôi nhận thấy một dự toán được chuẩn bị kỹ ngay từ đầu có thể giúp giảm rất nhiều thay đổi và phát sinh trong quá trình thi công.
Trong bài này, tôi chia sẻ cách tôi thường nhìn và lập một bảng dự toán văn phòng theo hướng thực tế.
Dự toán nội thất văn phòng là gì?
Có thể hiểu đơn giản, dự toán nội thất văn phòng là bảng xác định các hạng mục cần thực hiện, khối lượng tương ứng và giá trị dự kiến để hoàn thành công trình.
Một dự toán cơ bản thường hình thành từ:
Khối lượng × Đơn giá = Thành tiền
Tuy nhiên, nếu chỉ có ba thông tin này thì vẫn chưa đủ.
Một bảng dự toán tốt cần trả lời được:
Làm hạng mục gì?
Dùng vật liệu gì?
Quy cách như thế nào?
Khối lượng bao nhiêu?
Đơn vị tính là gì?
Đơn giá đã gồm những gì?
Có hạng mục nào chưa được tính hay không?
Đây cũng là điểm cần phân biệt giữa dự toán, chi phí và báo giá.
| Khái niệm | Mục đích |
|---|---|
| Dự toán | Xác định khối lượng và giá trị dự kiến của công việc |
| Chi phí | Tổng ngân sách doanh nghiệp cần chuẩn bị cho toàn bộ dự án |
| Báo giá | Giá mà nhà thầu đề xuất để thực hiện một phạm vi cụ thể |
Trong bài chi phí thi công nội thất văn phòng, tôi đã nói nhiều hơn về cách dự trù ngân sách tổng thể. Còn bài này tập trung vào câu hỏi cụ thể hơn:
Làm sao để từ bản vẽ và nhu cầu thực tế tạo ra được một bảng dự toán có thể sử dụng để triển khai công trình?
Vì sao nên lập dự toán trước khi thi công?
Nếu chưa bóc rõ khối lượng mà đã bắt đầu thi công, doanh nghiệp rất khó biết tổng số tiền cần chuẩn bị và cũng khó kiểm soát phát sinh.
Ví dụ, bản thiết kế thể hiện một phòng họp, nhưng nếu dự toán chỉ có bàn và ghế mà chưa có ổ cắm, mạng LAN, màn hình, đèn hoặc các hạng mục liên quan thì khi thi công đến đó mới phát hiện thiếu.
Khi đó vấn đề không chỉ là bổ sung thêm tiền.
Nếu trần hoặc vách đã hoàn thiện, việc đi thêm dây điện hoặc cáp mạng có thể phải tháo ra làm lại.
Do đó, theo tôi, mục đích lớn nhất của dự toán không phải chỉ để biết tổng tiền.
Nó còn là công cụ kiểm tra xem toàn bộ công trình đã được suy nghĩ đủ hay chưa.
Muốn lập dự toán nội thất văn phòng cần có những dữ liệu gì?
Một bảng Excel không thể tự sinh ra dự toán nếu đầu vào chưa rõ.
Trước khi bắt đầu bóc khối lượng, tôi thường cố gắng làm rõ bốn nhóm thông tin: hiện trạng, layout, bản vẽ kỹ thuật và nhu cầu sử dụng.
Khảo sát hiện trạng
Đây là bước rất quan trọng với các văn phòng cải tạo.
Cần biết phần nào có thể giữ lại, phần nào phải tháo bỏ và những hệ thống hiện hữu có còn đáp ứng được hay không.
Ví dụ, sàn còn tốt nhưng vị trí bàn thay đổi hoàn toàn thì ổ điện và mạng vẫn có thể phải làm lại.
Hoặc máy lạnh vẫn sử dụng được nhưng sau khi chia thêm phòng, hướng cấp gió không còn phù hợp.
Nếu không khảo sát kỹ, dự toán rất dễ thiếu những phần này.
Layout bố trí mặt bằng
Layout là cơ sở để xác định rất nhiều khối lượng.
Từ layout có thể thấy:
số lượng nhân viên, số bàn làm việc, phòng họp, phòng quản lý, pantry, quầy lễ tân, tủ hồ sơ và các khu chức năng khác.
Tôi thường không khuyến khích bóc dự toán quá chi tiết khi layout vẫn thay đổi liên tục.
Bởi vì chỉ cần di chuyển một cụm bàn hoặc thay đổi một phòng, phần điện, mạng, chiếu sáng và điều hòa phía sau có thể thay đổi theo.
Bản vẽ kỹ thuật
Khi layout đã tương đối ổn định, các bản vẽ kỹ thuật giúp việc bóc khối lượng chính xác hơn.
Tùy quy mô công trình, có thể gồm bản vẽ trần, sàn, điện, chiếu sáng, mạng, điều hòa, vách, cửa, đồ nội thất và các chi tiết liên quan.
Càng đi sâu vào giai đoạn thi công, dự toán càng nên dựa trên bản vẽ cụ thể thay vì ước lượng bằng diện tích chung.
Nhu cầu sử dụng thực tế
Đây là phần nhiều bản vẽ chưa thể hiện hết.
Một văn phòng có 30 người nhưng sử dụng hoàn toàn laptop sẽ có nhu cầu hạ tầng khác với nơi có 30 máy tính bàn, điện thoại IP, máy in, camera và nhiều thiết bị cố định.
Nếu công ty dự kiến tăng lên 50 người trong vài năm tới thì việc chuẩn bị hạ tầng dự phòng cũng cần tính ngay từ giai đoạn dự toán.
Một bảng dự toán nội thất văn phòng nên có những cột nào?
Không nhất thiết mọi dự án đều phải dùng cùng một mẫu, nhưng theo tôi bảng dự toán tối thiểu nên có các trường thông tin sau:
| STT | Hạng mục | Quy cách | ĐVT | Khối lượng | Đơn giá vật tư | Đơn giá nhân công | Thành tiền | Ghi chú |
|---|
Ví dụ:
| Hạng mục | Quy cách | ĐVT | Khối lượng |
|---|---|---|---|
| Vách thạch cao | Khung + tấm + xử lý hoàn thiện | m² | 36 |
| Sàn nhựa | Theo mẫu đã duyệt | m² | 120 |
| Bàn nhân viên | 1200 × 600 mm | cái | 20 |
| Điểm mạng LAN | Cat6 | điểm | 30 |
Cột quy cách đặc biệt quan trọng.
Hai bảng dự toán có cùng 20 cái bàn nhưng chưa chắc có cùng giá trị nếu kích thước, vật liệu, phụ kiện hoặc cấu tạo khác nhau.
Do đó, tôi không thích những bảng chỉ có:
“Bàn nhân viên – 20 cái – tổng tiền…”
mà không nói rõ bàn được làm như thế nào.
Cách bóc khối lượng nội thất văn phòng theo từng nhóm
Khi lập dự toán, tôi thường chia công trình thành từng nhóm thay vì đưa tất cả vào một bảng dài không có cấu trúc.
Việc chia nhóm giúp dễ kiểm tra, dễ cập nhật và sau này cũng dễ đối chiếu với báo giá của nhà thầu.
Tháo dỡ và cải tạo hiện trạng
Với công trình cải tạo, đây thường là phần đầu tiên cần bóc.
Khối lượng có thể gồm vách cũ, sàn, trần, hệ thống điện, đồ nội thất hoặc thiết bị cần tháo và di dời.
Một lỗi thường gặp là chỉ tính phần làm mới mà quên phần tháo dỡ.
Trong thực tế, việc tháo dỡ, vận chuyển phế thải và bảo vệ phần giữ lại đều có chi phí.
Trần
Đối với trần, không nên chỉ nhìn diện tích mặt bằng rồi mặc định bằng diện tích trần.
Có những khu vực giữ nguyên, khu vực sửa chữa và khu vực làm mới.
Ngoài diện tích trần, còn phải xem đến các vị trí mở trần, xử lý mép, đèn, miệng gió, đầu báo hoặc các hệ thống xuyên qua trần.
Vách và kính
Vách có thể là vách thạch cao, kính, gỗ hoặc kết hợp nhiều vật liệu.
Khi bóc cần xác định rõ chiều dài, chiều cao và cấu tạo.
Ví dụ cùng là vách kính nhưng loại kính, độ dày, khung và phụ kiện cửa khác nhau sẽ cho giá trị hoàn toàn khác.
Sơn nước
Diện tích sơn thường được bóc theo diện tích bề mặt thực tế.
Với công trình cải tạo, điều quan trọng là kiểm tra tình trạng tường hiện hữu.
Một bức tường chỉ sơn lại sẽ khác một bức tường phải xử lý nứt, bả lại hoặc sửa nhiều vị trí trước khi sơn.
Sàn
Sàn thường được tính theo m², nhưng vẫn cần kiểm tra thêm len chân tường, nẹp, xử lý nền hoặc các phần chuyển tiếp giữa hai loại vật liệu.
Một số vật liệu cũng có hao hụt khi thi công, đặc biệt nếu mặt bằng có nhiều góc hoặc cách lát đặc biệt.
Nội thất
Phần nội thất nên được bóc theo từng sản phẩm.
Ví dụ:
bàn nhân viên, bàn quản lý, bàn họp, quầy lễ tân, tủ hồ sơ, pantry, tủ trang trí hoặc các đồ gỗ đóng theo thiết kế.
Tôi thường tránh gom toàn bộ thành một dòng:
“Nội thất văn phòng”
vì sau này rất khó kiểm tra.
Nếu có 20 bàn nhân viên, cần biết đó là 20 bàn loại gì.
Nếu có tủ hồ sơ, cần biết kích thước và cách hoàn thiện.
Khối lượng càng rõ thì việc kiểm soát thay đổi càng dễ.
Đừng quên phần điện và chiếu sáng trong dự toán
Một văn phòng hoàn thiện không thể chỉ có trần, sàn, bàn ghế và vách.
Phần điện có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành.
Tùy công trình, dự toán có thể phải tính đến tủ điện, MCB, dây dẫn, ống/máng, ổ cắm, công tắc, nguồn cho từng cụm bàn, đèn và các vật tư phụ.
Tôi thường cố gắng xác định vị trí thiết bị trước khi đi dây.
Ví dụ, biết rõ một cụm sáu bàn cần bao nhiêu ổ cắm và bao nhiêu thiết bị điện sẽ tốt hơn nhiều so với việc sau khi hoàn thành bàn mới hỏi:
“Ở đây cần thêm ổ điện không?”
Nếu một phần điện được bổ sung sau khi nội thất đã lắp xong, cách xử lý thường khó đẹp bằng việc làm ngay từ đầu.
Dự toán mạng LAN, Wi-Fi, camera và điện nhẹ
Đây là phần tôi đặc biệt quan tâm vì xuất phát điểm công việc của tôi từ IT và hệ thống mạng.
Trong một số bảng dự toán, tôi từng thấy chỉ ghi rất đơn giản:
“Hệ thống mạng – 1 bộ.”
Theo tôi, cách này không đủ để kiểm tra.
Một hệ thống mạng có thể bao gồm:
| Nhóm | Thành phần |
|---|---|
| Cáp | Cat5e, Cat6 hoặc loại phù hợp |
| Điểm mạng | Keystone, faceplate, patch cord |
| Tủ mạng | Rack, patch panel, quản lý cáp |
| Switch | Thường hoặc PoE |
| Wi-Fi | Access Point và thiết bị liên quan |
| Camera | Camera, NVR, HDD |
| Kiểm soát | Chấm công, access control nếu có |
Ví dụ, văn phòng có 30 nhân viên nhưng dự toán chỉ có 15 điểm mạng thì cần kiểm tra xem đó có phải chủ ý hay đang thiếu.
Hoặc có sáu camera nhưng bảng thiết bị không có NVR hoặc ổ cứng lưu trữ thì dự toán chưa hoàn chỉnh.
Điều tôi quan tâm ở đây không phải lúc nào cũng là phải làm thật nhiều.
Quan trọng là khối lượng phải phù hợp với nhu cầu thực tế.
Điều hòa và các hệ thống kỹ thuật cần được kiểm tra từ đầu
Với hệ thống điều hòa, mỗi dự án có thể có cách xử lý khác nhau.
Có nơi giữ nguyên toàn bộ.
Có nơi di dời máy lạnh.
Có nơi phải bổ sung công suất hoặc làm lại đường ống.
Nếu thay đổi layout từ không gian mở thành nhiều phòng nhỏ, việc phân phối gió cũng cần xem lại.
Do đó, khi lập dự toán, không nên mặc định rằng điều hòa hiện hữu là một hạng mục hoàn toàn độc lập với thiết kế mới.
Tương tự, các yêu cầu liên quan PCCC, tòa nhà hoặc hệ thống kỹ thuật chung cũng cần được xác định trước.
Những khoản thường bị bỏ sót khi lập dự toán văn phòng
Một bảng dự toán có thể rất chi tiết về vật liệu chính nhưng vẫn thiếu những khoản nhỏ liên quan đến điều kiện thi công.
Tùy công trình, có thể phát sinh các chi phí như vận chuyển, tháo dỡ, bốc xếp, thi công ngoài giờ, bảo vệ, thẻ thi công, vật tư phụ, vệ sinh sau thi công, di chuyển thiết bị hoặc các yêu cầu riêng của ban quản lý tòa nhà.
Không phải dự án nào cũng có tất cả các khoản này.
Nhưng theo tôi, người lập dự toán cần đặt câu hỏi:
“Ngoài những thứ nhìn thấy trên bản vẽ, để đưa công trình này từ hiện trạng đến lúc bàn giao còn phải làm gì nữa?”
Câu hỏi đó giúp phát hiện nhiều hạng mục mà bản vẽ không thể hiện.
Dự toán sơ bộ và dự toán chi tiết khác nhau như thế nào?
Không phải ngay từ đầu doanh nghiệp đã cần một bảng dự toán chính xác đến từng mét dây.
Ở giai đoạn đầu, một dự toán sơ bộ đã có thể đủ để quyết định quy mô đầu tư.
| Tiêu chí | Dự toán sơ bộ | Dự toán chi tiết |
|---|---|---|
| Thời điểm | Giai đoạn ý tưởng | Sau khi thiết kế tương đối hoàn chỉnh |
| Cơ sở | Diện tích và nhu cầu | Bản vẽ và specification |
| Mức chi tiết | Theo nhóm | Theo từng hạng mục |
| Mục đích | Dự trù ngân sách | Thi công và kiểm soát |
| Độ chính xác | Tham khảo | Cao hơn |
Giai đoạn dự toán sơ bộ liên quan nhiều đến việc xác định chi phí thi công nội thất văn phòng.
Khi dự án tiến dần đến thi công, dự toán cần được chi tiết hóa để có thể kiểm soát khối lượng.
Vì sao bóc đúng khối lượng nhưng dự toán vẫn có thể sai?
Khối lượng đúng chưa chắc giá trị dự toán đã đúng.
Một ví dụ đơn giản là có đúng 20 cái bàn, nhưng nếu quy cách bàn ghi không rõ thì nhà cung cấp có thể hiểu theo những cấu hình rất khác nhau.
Tương tự, một điểm mạng có thể chỉ là dây kéo từ A đến B hoặc có thể bao gồm đầy đủ cáp, đầu nối, mặt outlet, patch panel, patch cord và test hoàn thiện.
Dự toán cũng có thể sai khi bản vẽ đã thay đổi nhưng BOQ vẫn sử dụng phiên bản cũ.
Đây là tình huống khá dễ xảy ra nếu công trình điều chỉnh layout nhiều lần.
Theo tôi, mỗi lần có thay đổi đáng kể về thiết kế thì cần xem lại ít nhất những nhóm hạng mục có liên quan trước khi tiếp tục thi công.
Cách kiểm tra chéo dự toán trước khi chốt
Một trong những cách tôi thường dùng là không chỉ kiểm tra bảng Excel với chính nó.
Tôi kiểm tra chéo:
Layout → Bản vẽ kỹ thuật → BOQ → Hiện trường.
Ví dụ, layout có 30 vị trí làm việc nhưng BOQ chỉ có 24 bàn thì cần xem lại.
Nếu có 30 bàn nhưng chỉ có 15 ổ cắm hoặc 15 điểm mạng, phải xác nhận đó có phải thiết kế chủ động hay bị thiếu.
Nếu bản vẽ có phòng họp nhưng BOQ không thấy nguồn điện, mạng, màn hình hoặc thiết bị liên quan thì cần kiểm tra.
Nếu có camera nhưng không có hạ tầng lưu trữ hoặc switch phù hợp thì cũng cần xem lại.
Đây là lý do tôi cho rằng người lập hoặc kiểm tra dự toán nên hiểu cách văn phòng thực sự vận hành, chứ không chỉ biết cộng khối lượng.
Dự toán và báo giá không phải là một
Sau khi có dự toán và phạm vi công việc tương đối rõ, doanh nghiệp mới nên sử dụng nó làm cơ sở để xin báo giá.
Khi đó, các nhà thầu sẽ có nhiều khả năng báo trên cùng một phạm vi hơn.
Nếu mỗi nhà thầu tự hiểu phạm vi theo một cách khác, bảng giá thấp nhất chưa chắc là phương án rẻ nhất.
Có thể một đơn vị chưa tính một số hạng mục mà đơn vị khác đã tính đầy đủ.
Trong bài báo giá thi công nội thất văn phòng, tôi đã chia sẻ chi tiết hơn về cách kiểm tra vật liệu, phạm vi và so sánh các báo giá.
Còn trong quá trình lập dự toán, mục tiêu trước tiên vẫn là:
Xác định đúng những gì công trình cần.
Một mẫu dự toán nội thất văn phòng nên được chia thành những nhóm nào?
Tải mẫu dự toán nội thất văn phòng
Tôi đã chuẩn bị một file Excel mẫu gồm các nhóm: xây dựng hoàn thiện, nội thất, điện chiếu sáng, LAN/Wi-Fi/Camera, điều hòa và các chi phí khác. Bạn có thể tải về, thay đổi khối lượng và đơn giá theo công trình thực tế của mình.
[TẢI MẪU DỰ TOÁN NỘI THẤT VĂN PHÒNG – EXCEL]
Nếu làm bằng Excel, tôi thường thích chia thành nhiều nhóm hoặc nhiều sheet để dễ quản lý.
Một cấu trúc tương đối dễ sử dụng có thể gồm:
| Sheet | Nội dung |
|---|---|
| Tổng hợp | Giá trị tổng theo từng nhóm |
| Xây dựng & hoàn thiện | Trần, sàn, vách, sơn |
| Nội thất | Bàn, ghế, tủ, quầy |
| Điện & chiếu sáng | Tủ điện, ổ cắm, đèn |
| LAN / Wi-Fi / Camera | Hạ tầng công nghệ |
| Điều hòa | Thiết bị và phần thi công liên quan |
| Chi phí khác | Vận chuyển, vệ sinh, các phần khác |
Trong sheet tổng hợp, người quản lý chỉ cần nhìn là biết nhóm nào đang chiếm ngân sách lớn.
Còn khi cần kiểm tra, có thể đi sâu xuống từng sheet chi tiết.
Cấu trúc này cũng giúp việc cập nhật dễ hơn nếu một hạng mục thay đổi trong quá trình thiết kế.
Checklist tôi thường nghĩ đến trước khi chốt dự toán
Trước khi coi một bảng dự toán là tương đối hoàn chỉnh, tôi thường kiểm tra một vòng theo các câu hỏi sau:
- Layout đã được chốt ở mức đủ để bóc khối lượng chưa?
- BOQ có đang dùng đúng phiên bản bản vẽ mới nhất không?
- Khối lượng đã đối chiếu với bản vẽ chưa?
- Quy cách vật liệu có đủ rõ để tránh hiểu khác nhau không?
- Thiết bị quan trọng đã có thương hiệu hoặc model dự kiến chưa?
- Phần vật tư và nhân công đã được làm rõ chưa?
- Hạng mục nào hiện chưa nằm trong phạm vi?
- Có yêu cầu nào riêng của tòa nhà hoặc hiện trường không?
- Phần điện, mạng, Wi-Fi, camera, điều hòa đã kiểm tra theo công năng chưa?
- Các thay đổi sau khi chốt dự toán sẽ được quản lý như thế nào?
Nếu chưa trả lời được một số câu hỏi quan trọng, tôi thường chưa vội coi dự toán là bản cuối cùng.
Dự toán tốt không phải là bảng Excel dài nhất
Tôi từng thấy những bảng dự toán có hàng trăm dòng nhưng vẫn khó sử dụng vì mô tả không rõ.
Ngược lại, một bảng có cấu trúc tốt, nhóm hạng mục rõ và quy cách đủ cụ thể thường dễ kiểm tra hơn rất nhiều.
Theo tôi, một bảng dự toán nội thất văn phòng tốt phải giúp người quản lý nhìn vào và hiểu được:
Chúng ta đang làm những gì.
Khối lượng bao nhiêu.
Dùng vật liệu gì.
Phần nào đã tính.
Phần nào chưa tính.
Và nếu thay đổi một hạng mục thì ngân sách bị ảnh hưởng ở đâu.
Đó mới là giá trị thật của dự toán.
Kết luận
Dự toán không phải công việc chỉ làm sau khi có thiết kế.
Theo kinh nghiệm của tôi, quá trình dự toán nên bắt đầu ngay từ khi khảo sát và bố trí mặt bằng, sau đó được cập nhật dần khi thiết kế chi tiết hơn.
Trình tự tôi thường nhìn một dự án là:
Hiện trạng → Nhu cầu → Layout → Bản vẽ → Bóc khối lượng → Dự toán → Báo giá → Thi công → Kiểm soát thay đổi.
Nếu các bước đầu được làm rõ, phần thi công phía sau thường dễ kiểm soát hơn.
Điều quan trọng là đừng chỉ nhìn vào con số cuối cùng của bảng dự toán.
Hãy nhìn vào những dòng phía trên nó.
Vì chính những dòng đó mới cho biết một công trình đã được tính đủ hay chưa.
Sau nhiều năm làm việc với văn phòng, IT, mạng, điện nhẹ và nội thất, tôi nhận thấy rằng một công trình được chuẩn bị tốt từ trên bản vẽ và bảng dự toán thường tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc vừa làm vừa bổ sung.
Và đó cũng là lý do tôi luôn dành nhiều thời gian cho giai đoạn trước khi người thợ bắt đầu thi công.